Funkce

Co rezervační systém BOOFIT umí?

Typy rezervací

Systém BOOFIT podporuje vytváření rezervací pro libovolné rezervovatelné zdroje (např. cvičební sál, pobočka, outdoorový trénink, infrasauna), pro něž lze předepsat časově ohraničené rezervovatelné intervaly.

Rezervovatelný zdroj s více místy
na rezervovatelné jednotky rozvrhu se bude přihlašovat více klientů
např. cvičební sál s kapacitou 25 osob
Rezervovatelný zdroj s více pojmenovanými místy
na rezervovatelné jednotky rozvrhu se bude přihlašovat více klientů, mají však navíc možnost rezervovat si konkrétní místo
např. spinning sál, kola jsou označena čísly, lze rezervovat konkrétní kolo
Rezervace nekolidujících časových intervalů
Rezervace jednoho místa ve vypsaném časovém intervalu, časové intervaly se přirozeně nepřekrývají nebo jejich překryv ničemu nevadí.
např. osobní tréninky začínající v každou celou hodinu, které trvají 55 min.
Rezervace kolidujících časových intervalů
Rezervace jednoho místa ve vypsaném časovém intervalu, časové intervaly se překrývají a při rezervaci libovolného z nich je třeba, aby intervaly překryté touto rezervací nebyly dále dostupné
např. osobní tréninky začínající každou čtvrt hodinu, délka tréningu je 1 hodina a k dispozici jeden osobní trenér, tj. nelze současně obsloužit dvě rezervace v překrývající se čas: 8:00 - 9:00 a 8:15 - 9:15

Vytváření rozvrhu

Rezervační systém podporuje vytváření pravidelně se opakujících rozvrhů (např. na denní nebo týdenní bázi) podle týdenních šablon i rozvrhů částečně či zcela nepravidelných, vždy tak, abyste s udržováním rozvrhu měli minimum práce. Umí rozlišit sudé a liché týdny.

Zobrazení rozvrhu

Rozvrhy se zobrazují pro každý rezervovatelný zdroj po týdnech, máte-li nadefinováno více cvičebních sálů, můžete si rozvh zobrazit pro vybraný den napříč všemi sály.

Větší fit studia ocení možnost zobrazení nejbližších nadcházejících lekcí včetně přehledu rezervací - funkce užitečná pro obsluhu, která odbavuje klienty přicházející v jeden čas do více sálů.

Rezervace

Provedení rezervace z pohledu klienta je intuitivní a přímočaré: kliknutí na vybranou rezervovatelnou jednotku rozvrhu. Klient může připsat k rezervaci poznámku.

Provádění rezervací můžete omezit praktickými časovými limity:

  1. do kdy lze pro danou jednotku (např. lekci) rezervaci provést a smazat
  2. do kdy lze rezervaci zrušit neomezeně (bez postihu za pozdní zrušení)

Náhradnické rezervace

Systém elegantně řeší rezervace náhradníků, aby byla maximálně využita kapacita rezervovatelného zdroje.

Náhradníci mají možnost zadat, do kdy mají zájem o uvolněné místo, čímž se výrazně zvýší šance, že uvolněné místo bude přiděleno někomu, kdo zvládne přijít třeba i na poslední chvíli.

Pozdě zrušené rezervace

Přehled pozdě zrušených rezervací (dle nastavení časového limitu pro pozdní rušení rezervací) je součástí přehledu rezervací ke každé rezervovatelné jednotce a najdete jej také v přehledu rezervací daného klienta. Sankce za pozdní zrušení rezervace můžete řešit mimo systém (verbální upozornění klienta, ruční stržení vstupu z permanentky), v případě, že máte aktivován modul kredity, stržení kreditu za pozdě zrušenou rezervaci probíhá automaticky.

Rezervace z pohledu administrátora

Provedení rezervace z pohledu administrátora je možné vícero způsoby - snadno objednáte klienty registrované v systému i nové (např. objednávající se telefonicky, bez uživatelského účtu v systému).

Přehled rezervací pro danou rezervovatelnou jednotku je rozčleněn na rezervace, náhradníky a pozdě zrušené rezervace. Záznam o rezervaci obsahuje všechny podstatné informace: identifikaci a jméno klienta, kdo a kdy rezervaci provedl, poznámky k rezervaci a poznámky ke klientovi, přidat si můžete také počet zrušených rezervací za poslední období.

Nastavení zobrazení rezervací

Jména objednaných klientů se ve výchozím nastavení zobrazují pouze administrátorovi / obsluze systému. Je však možné povolit zobrazení seznamu rezervací všem řádně přihlášeným klientům (vhodné pro neformální skupiny).

Prezentace

Prezentace znamená "odfajfknutí" příchozího klienta s rezervací nebo bez či naopak zaznamenání, že klient s rezervací nepřišel. Díky prezentaci je možné (nikoli nutné) doplnit přehled rezervací o záznamy o reálné účasti na dané rezervovatelné jednotce (například pro účely pozdějších analýz).

Databáze klientů

Možnosti registraci klientů (vytvoření uživatelských účtů) jsou následující:

  • klienti se do systému mohou zaregistrovat sami a následně ihned začít rezervační systém používat
  • klienti se do systému mohou zaregistrovat sami, ale dříve než budou moci provádět rezervace, musí být jejich účet aktivován (schválen) administrátorem (obsluhou fit studia)
  • klienty registruje výhradně administrátor

O každém klientovi systém eviduje kontaktní a identifikační údaje a přehled rezervací. Databáze klientů je rychle prohledávatelná podle mnoha kritérií (např. část jména, číslo permanentky)

Přístup do administrace

Pro běžnou obsluhu fit studia systém poskytuje zjednodušené administrátorské účty, které zpřístupňují pouze základní administrační úkony např. zobrazení rezervací, jejich vytváření a rušení. Plnohodnotné administrátorské účty umožňují měnit veškerá nastavení systému.

Volitelné moduly systému

Volitelné moduly získáváte v rámci rezervačního systému automaticky. Můžete je podle potřeb aktivovat nebo deaktivovat.

Modul kredity

Objednávání klientů lze svázat s automatickým odečítáním kreditu - při rezervaci se kredit odečítá, při zrušení rezervace včas vrací, při pozdním zrušení rezervace, zůstane odečtený. Náhradníkům se odečítá kredit až při přidělení místa, provedení náhradnické rezervace je však podmíněno dostatečným kreditem. Administrátor může zarezervovat místo i klientům bez dostatečného kreditu. Odečítání kreditu je integrováno také do prezentace klientů bez předchozí rezervace.

Modul reklama

Modul reklama umožňuje do rezervačního systému vkládat vaše vlastní reklamy v podobě reklamních banerů, které se pak zobrazují klientům. Oslovíte-li 2-3 firmy z okolí fit studia, pro něž by mohla být reklama ve vašem rezervačním systému přínosná, a budete za ni požadovat 100 - 150 Kč za měsíc, vrátí se vám například měsíční paušál pro tarif MINI. Oslovíte-li více firem a / nebo si řeknete o vyšší částku za reklamu, může částka, již za poskytování reklamy inkasujete, značně přesahovat měsíční poplatky za užívání systému.

Příkladem vhodných inzerentů pro fit studio mohou být: kosmetické studio, kadeřnictví, místní prodejna zdravé výživy, prodejce výživových doplňků.

Chci vyzkoušet  Chci objednat